Lesbares Sichern und Archivieren (gesetzl. Vorgaben)

  • Hallo Community,

    ich nutze jetzt schon seit zig Jahren TheBat! und bin eigentlich fast zufrieden - auch von dem Virenschleucer MS Oulook befreit zu sein.
    Ich habe jetzt aber 2 Fragen an Euch:

    Archivierung, Backup
    Ich löse bei mir das so, dass ich mir einen extra Ordner "Archiv" angelegt habe, in den ich alle erledigten Mails (Eingang, Gesendet etc.) verschiebe. Quertalsweise sichere ich meine Konten und lösche dann die Mails vom Vorquartal aus Bat.
    Wenn ich jetzt aber nach alten Mails suchen muss, muss ich ständig die Backups wiederherstellen. Erstens umständlich, zweitens habe ich dann wieder alle alten Mails in Bat und drittens lassen sich alte Backups wegen neuer Bat-Versionen nicht mehr einspielen.
    Vor Bat hatte ich Calypso. Das Programm sicherte Mails in eine Textdatei und Anhänge estra als Datei in einen Backup-Ordner. Zwar auch nicht so praktisch, aber ich konnte in der Textdatei die alten Mails suchen.
    Gibt es eine (recherchierbare) bessere Lösung für Bat ohne die alten Backups wieder einlesen zu müssen?

    Gesetzl. Archivierung der Mails
    Seit einiger Zeit muss man als Firma eigentlich alle Mails archivieren. Zum Archivieren von Dokumenten nutze ich ELO Office. ELO hat eine Integration für .... was wohl ... natürlich MS Office. Unter anderem auch für Outlook. So kann man Mails in Outlook automatisch als PFD archivieren. In Bat müsste ich alle Mails einzeln von Hand via den ELO-PDF-Drucker ausdrucken, damit diese in ELO abgelegt werden.
    Auch hier wäre es praktisch, wenn es irgend eine Möglichkeit gäbe. Z.B. ich verschiebe die erledigten Mails in meinen Archiv-Ordner und Bat schiebt mir diese zu ELO rüber oder legt diese als PDF ab.

    Wie handhabt Ihr diese 2 Punkte?
    Danke & Grüße
    Josh

  • Gibt es eine (recherchierbare) bessere Lösung für Bat ohne die alten Backups wieder einlesen zu müssen?

    Man könnte in TB! z.B. einen gemeinsamen Ordner "BACKUP" o.ä. erstellen und alte Nachrichten regelmäßig dorthin verschieben. Bei der TB!-Suche kann man dann auch in diesem Ordner suchen. Alternativ könnte man nicht die interne TBK-Datensicherung verwenden, sondern manuell sichern. Die manuelle Sicherung kann man auch automatisieren. Verschiedene Anleitungen findest du in unserem FAQ-Bereich. Gesichert werden zwar die MESSAGES.TBB Datenbanken, aber das sind Textdateien, die man in einem Texteditor o.ä. öffnen und darin suchen könnte. Wiederum alternativ könnte man auf der Festplatte den Ordner "BACKUP" o.ä. erstellen und in TB! über den Filtermanager (dort z.B. unter "Gelesene Nachrichten" einen entsprechenden Filter erstellen und ihm eine Tastenkombination zuweisen) bestimmte Nachrichten in diesen Ordner als .MSG/.EML Dateien exportieren. Da aber dann jede Nachricht in einer separaten Datei sein wird, wird man ein Programm brauchen, das gleichzeitig in mehreren Dateien suchen kann. AstroGrep fällt mir jetzt z.B. ein.


    Auch hier wäre es praktisch, wenn es irgend eine Möglichkeit gäbe. Z.B. ich verschiebe die erledigten Mails in meinen Archiv-Ordner und Bat schiebt mir diese zu ELO rüber oder legt diese als PDF ab.

    Ebenfalls über den Filtermanager kann man Nachrichten nicht nur exportieren, sondern z.B. auch automatisch ausdrucken lassen. Wenn man dabei einen PDF-Drucker einstellt, werden die Nachrichten gleich als PDFs gespeichert; notfalls nicht über den Filter "Nachricht drucken", sondern über "Programm ausführen" und dann mit Kommandozeilenparametern arbeiten. Wir hatten neulich einen Thread dazu, der dir vielleicht weiterhilft.

  • Das Problem mit der gesetzlichen Archivierung ist ja, dass Du die Mails in der Zwischenzeit manipuliert haben könntest. Wann greift denn ELO auf Outlook zu, um diese Mails zu archivieren? Oder nutzt Du in Wirklichkeit Exchange?
    Ein Ausdrucken im Nachhinein als PDF wird da möglicherweise nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
    Da braucht man, wenn man den Herstellern Glauben schenkt, schon ein Archivierungsprogramm, das auf Mailserverseite aufsetzt (oder sich wie ein Virenscanner 'vor den Client setzt').

    Kann TheBat eigentlich eine E-Mail mit sämtlichen Kopfzeilen ausdrucken, auch wenn man diese in der Ansicht deaktiviert hat?

    Wieso sicherst Du als Backup nicht den ganzen Mail-Ordner? (die integrierte TB-Sicherung standardmäßig einfach ignorieren)
    Was spricht dagegen, keine Mails 'auszulagern'? Seitdem TheBat keine Probleme mehr mit 2 GB Dateien hat, sehe ich da persönlich keinen Grund zu splitten.
    Wir haben hier Mail-Konten im Einsatz, die bis zu 20 GB groß sind. (Wir reden ja von TheBat und nicht von Outlook/Exchange ;) )

    Was druckt ELO eigentlich als PDF? Wie sieht es aus, wenn Du Zips oder andere binäre Dateien als Anhang erhälst. Ein automatisches Drucken aller Anhänge finde ich persönlich nicht optimal.

    Einmal editiert, zuletzt von DT5 (12. Februar 2014 um 15:33)

  • Ein Ausdrucken im Nachhinein als PDF wird da möglicherweise nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

    Ich kenne zwar diese gesetzlichen Vorgaben nicht, aber ich sehe keinen großen Unterschied, ob man eine E-Mail auf Papier oder als PDF ausdruckt.


    Kann TheBat eigentlich eine E-Mail mit sämtlichen Kopfzeilen ausdrucken, auch wenn man diese in der Ansicht deaktiviert hat?

    Was ausgedruckt werden soll, kann man über die Druckvorlage bestimmen. Über %HEADERS druckt man alle Kopfzeilen aus.

  • Ich kenne zwar diese gesetzlichen Vorgaben nicht, aber ich sehe keinen großen Unterschied, ob man eine E-Mail auf Papier oder als PDF ausdruckt.

    Mir ging es darum, dass E-Mails wahrscheinlich überhaupt nicht zur Archivierung ausgedruckt werden, sondern die E-Mails an sich revisionssicher elektronisch archiviert werden. Und das geht an sich nur, in dem man sie dafür abgreift bevor sie auf irgendeinem Mail-Client landen.

    Ich kenne leider auch nicht die genauen Vorschriften - aber bei uns wurde dafür kürzlich Mailstore dafür installiert. Mit der Folge, dass jetzt jede Mail, die hier nur ansatzweise den Exchange-Server berührt für immer und ewig archiviert wird.
    Und noch viel schlimmer: Ein Outlook/Exchange-Gespann scheint selbst für externe IMAP-Konten immer die Outbox des Exchange-Servers zu nutzen. Und somit werden auch Mails 'archiviert', die eigentlich nichts mit der Firma zu tun haben. Man muss für private Mails ein extra Profil anlegen. POP3 ist übrigens nicht betroffen. Aber für IMAP haben wir keine Möglichkeiten gefunden, den Exchange-Server zu umgehen.

  • [...] Seit einiger Zeit muss man als Firma eigentlich alle Mails archivieren.[...]


    Die Verpflichtung seitens des Gesetzgebers besteht grundsätzlich aber schon sehr lange!!!

    Kaufleute haben ihre gesamte Geschäftskorrespondenz, welche der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen, sicher aufzubewahren (vergl. §§ 238 ff. HGB). Die Archivierungspflicht, Archivierungsdauer und Archivierungsform ergibt sich aus einer Vielzahl von Gesetzen, am bekanntesten sind wohl das Handelsgesetzbuch (HGB), dessen Vorläufer bereits rund 150 Jahre (ADHGB -->HGB) bestehen, sowie der Abgabenordnung (AO).

    Dabei spielt es keine Rolle, ob die Geschäftskorrespondenz in Papierform (Brief/FAX), per E-Mail oder einer anderen Form vorliegt (Lichtzeichen, Braille etc.). Bei der Archivierung hat man weitestgehend freie Hand, sofern es nicht die Eröffnungs- oder Abschlussbilanz betrifft. Es kommt bei E-Mails nur darauf an, dasz eine fälschungssichere sowie dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form gewährleistet ist und diese für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

    Ich kenne leider auch nicht die genauen Vorschriften -


    Leider sind die Vorgaben nicht in nur einem Gesetz gebündelt, sondern ergeben sich aus einem Füllhorn an Gesetzen, bspw. dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Telekommunikationsgesetz (TKG), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Gesetz betreffend der Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG), dem Aktiengesetz und anderen. Da musz man sich die Vorschriften jeweils zusammensuchen. Damit sollte man sich jedoch ausgiebig beschäftigen, bevor man seinen Geschäftbetrieb aufnimmt. Nicht geschäftliche/ private E-Mails haben in der Archivierung nichts zu suchen.

  • Ich habe hier auch dieses Problem jetzt. Ich wußte nicht, daß man archivieren muss. Zum Glück habe ich noch alle Emails - fast. Aber wie gesetzeskonform sichern? Für Thunderbird und Outlook gibt es Lösungen. Deshalb würde ich mir wünschen, daß es auch so eine Möglichkeit für TheBat! gäbe.

  • seit dem 1.1.2017 wäre das nun tatsächlich Pflicht gem den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), das
    emails revisionssicher aufbewahrt werden.

    Mailstore funzt scheinbar nicht mit TheBAT (leider nur 5 Programme derzeit).

    Weiteres zum Thema Gob z.B. hier: https://www.datev.de/web/de/media/d…faqs_gobd-2.pdf


    gibt es von der Fledermaus eine praktikable Lösung die Mails (auch bestehende) revisionssicher zu machen ?

  • da habe ich leider jetzt nichts brauchbares gefunden.

    Neben der gesetzlichen Regelung zur revisionssichern Archivierung wäre zudem auch notwendig, die "Geschäftsmail" im Zweifel auch kurzfristig wieder zu finden und dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen zu können.... sonst könnte das steuerlich ärger geben.

    Hier sollte (muss) TheBat zwingend eine Lösung anbieten wenn das Programm weiterhin auch von Geschäftsleuten genutzt werden soll.

  • da habe ich leider jetzt nichts brauchbares gefunden.

    Es gibt dort ein paar Vorschläge, wie man die Nachrichten aus TB! in MailStore verwalten kann. Verbleiben die Nachrichten auf dem Mailserver, kann man darauf mit MailStore auch ohne MUA und damit ohne TB! zugreifen. Ansonsten muss man die lokal gespeicherten Nachrichten exportieren und in Mailstore importieren. Es funktioniert also schon, selbst wenn Mailstore kein eigenes TB!-Profil anbietet.

    Ansonsten kann man auch ohne MailStore in TB! z.B. über gemeinsame Ordner Nachrichtenarchive anlegen - einfach alte Nachrichten dorthin manuell oder per Filter verschieben.


    Hier sollte (muss) TheBat zwingend eine Lösung anbieten wenn das Programm weiterhin auch von Geschäftsleuten genutzt werden soll.

    Das Programm ist nicht von einer deutschen Firma für deutsche Geschäftsleute unter Beachtung der deutschen Rechtslage entwickelt worden. Im Übrigen kannst du dazu im BT einen Wunsch-Eintrag erstellen.