E-Mails rechtskonform 10 Jahre aufbewahren

  • Hallo Lisa

    Könnte man das nicht noch vereinfachen?
    Und zwar, indem man gar kein zweites Konto in TB einrichtet.
    Also quasi so:

    1. Beim Provider eine 2. E-Mail-Adresse einrichten.
    2. Einen TB Filter einrichten, der alle auf Adresse 1 eingehenden Mails direkt automatisch an Adresse 2 weiterleitet.
    3. Im TB Konto (POP) für Adresse 1 bei den ausgehenden Nachrichten immer ein BBC auf Adresse 2 machen.


    Dann könnte man TB weiterhin ganz normal nutzen.
    Also so, dass man seine Mails mit POP3 abholt und auf dem PC lokal bearbeitet usw.
    Und gleichzeitig würde sich beim Provider auf Adresse 2 dann der komplette Mailverkehr sammeln.
    Adresse 2 würde also quasi nur als Sicherheitskopie des gesamten Mailverkehrs dienen.
    Diesen könnte man dann bei Bedarf über den Webmailer des Providers aufrufen und durchsuchen.

    Habe ich da jetzt einen Denkfehler gemacht?
    Oder ist das gescheit?

    Gruß
    Ingo

  • Hallo Ingo,

    ja klar, im Prinzip neben dem "normalen" Postfach mit POP ein Archiv-Postfach, das alles als Kopie enthält. Wie das Archiv dann verwaltet wird, ob auch in The Bat oder mit dem Webmailer, macht ja keinen Unterschied.

    Ich finde es halt hilfreich, wenn im Archiv auch gelegentlich "Ablage" gemacht, also in Ordner einsortiert wird, erleichtert die Suche, wenn doch mal was gebraucht wird. Ob man das mit TB oder dem Webmailer das Providers gelegentlich erledigt, ist ja egal.

    Aus meiner Sicht hat das nur Vorteile:

    - Man arbeitet weiter wie gewohnt. Keinerlei großer Aufwand.
    - Man hat zusätzlich ein Sicherheitsarchiv außer Haus.
    - Es entstehen keinerlei zusätzliche Kosten für die Archivierung.
    . Das Pop3-Postfach bleibt schlank.

    Gruß
    Lisa

  • Hallo

    Ja genau, das scheint mir auch eine echt gute Taktik.
    Ich habe mein meinem Provider unbegrenzt viele E-Mail Adressen mit jeweils unbegrenzt großen Postfächern.
    Somit kann ich da also auch mal locker "für immer" sammeln.
    Auf meinem PC würde ich dann den "Archiv"-Papierkorb für Adresse 1 immer nur leeren, wenn es doch Probleme geben sollte (Performance oder sowas).

    Nun nochmal zur Einrichtung für TB ...

    Eingehende Mails kann man ja einfach mit einem Filter zu Adresse 2 umleiten, oder?
    Das hätte natürlich zur Folge, dass der ganze Spam mit umgeleitet wird.
    Darum hätte ich noch eine andere Idee.
    Man könnte ja auch z.B. einmal im Monat alle Nachrichten der letzten 30 Tage aus dem Papierkorb von Adresse 1 nach Adresse 2 umleiten.
    Dann hätte man den vorher schon ausgefilterten Spam nicht nochmal auf Adresse 2.
    Und gleichzeitig wäre somit auch der komplette Mailverkehr "Eingang und Ausgang" auf Adresse 2 "archiviert".
    Oderß

    Was nimmt man da am besten "Weiterleiten" oder "Umleiten"?
    Laut der Hilfe scheint mir "Umleiten" sinnvoller als "Weiterleiten"m, richtig?
    Wie ist es dann bei der umgeleiteten Mail, die dann auf Adresse 2 landet?
    Hat die dann als Absender meinen Absender (Adresse 1) oder bleibt der ursprüngliche Absender bestehen?
    Ist es in der umgeleiteten Mail überhaupt irgendwie ersichtlich, dass es nicht mehr die originale Mail handelt?

    Gruß Ingo

  • Hallo Ingo,

    nein, ich würde die Weiterleitung mit Kopie beim Provider direkt einrichten, lässt sich entweder im Webmail-Zugang oder im Control-Center einstellen. Ich weiß nicht, wie das bei 1&1 ist, bei meinem Provider kann ich entweder eine direkte Weiterleitung oder eine Weiterleitung mit Kopie auf eine 2. Adresse konfigurieren. Mein Provider filtert bereits den meisten Spam heraus, was doch noch durchkommt, wird dann natürlich auch mit weitergeleitet, klar.
    Also der Provider stellt ein und dieselbe Mail einfach statt in 1 Postfach in 2 Postfächer zu. Dabei bleiben die Absenderangaben usw. alles original. Möglicherweise findet sich die Einstellung Weiterleitung oder Kopie auch beim Einrichten einer neuen E-Mail-Adresse oder eines Alias o.ä., vermutlich im Control-Center.

    Für die ausgehenden E-Mails würde ich eine BCC-Kopie in der Vorlage vorsehen.

  • ich würde die Weiterleitung mit Kopie beim Provider direkt einrichten, lässt sich entweder im Webmail-Zugang oder im Control-Center einstellen.

    Alles klar. Das habe ich nun gemacht.
    Da gibt es bei 1&1 tatsächlich eine Funktion für.
    Nun werden alle meine auf Adresse 1 eingehenden Mails quasi automatisch geklont und an Adresse 2 gesendet.

    Nun weis ich noch nicht genau, wie ich das für den ausgehenden Mailverkehr machen kann.
    Kann ich in TB irgendwie einstellen, dass grundsätzlich alle ausgehenden Mails per BCC auch an Adresse 2 gehen?

    Einmal editiert, zuletzt von SPACEart (21. März 2016 um 09:59)

  • Oh ja super. Danke!
    Habe das jetzt genau so eingerichtet (allerdings mit %BCC="...").

    Nun müsste es alles funktionieren mit dem E-Mail-Archiv.
    Danke für Deine nette Hilfe und die tollen Ideen.

  • Ich hate eine aenliche Frage und die einfachste Loesung war die emails auf dem Mail Server speicheirn.

    Der Cpanel wird benutz bei Vielen Email und hosting servers (Linux) und es hat eine Email Archiving feature. (Leider 1and1 hat keinen Cpanel)

    Alle emails inklusive SPAM werden archiviert, in den Ordner "Archive"
    (An email is immediately archived when the server receives the message. This action takes place before any filters are applied to the message) Also man kann POP oder IMAP nutzen und es ist egal ob man email auf dem Server loescht oder nicht

    Man kann die emails mit runterladen:

    oder mit einem IMAP Mailprogramm sehen: In dem Archive Ordner

    Man kan hier alles lesen:
    https://documentation.cpanel.net/display/1142Docs/Email+Archiving

    Einmal editiert, zuletzt von sanyok (13. April 2016 um 13:08) aus folgendem Grund: Bilder lokal gespeichert.


  • Also E-Mail Abruf und Versand mit The Bat per POP3 und SMTP.
    Und alles was gelöscht wird, kommt einfach in den Papierkorb von The Bat.

    In den früheren älteren Versinen von The Bat und unter Windows 7 hat das ja durchaus zu Problemen (Performance) und so führen können, wenn die Mail Anzahl im Papierkorb sehr groß geworden ist.
    Ich hatte da mal 50.000 Mails drin und da war damals dann alles schon echt träge.

    Wie seht Ihr das denn heutzutage mit der aktuellen Version von The Bat unter Windows 10 Pro auf einer SSD?
    Kann so ein System auch einen Mail-Papierkorb mit z.B. 100.000 Mails gut verkraften?

    also ich verwalte unter Windows7 im TheBAT 2 Mailkonten: im einen sind rund 180.000 mails und im anderen rund 53.000. Ich kann nicht sagen, das das Programm träge oder langsamer geworden ist. Einzig die Sicherungen dauern länger..