E-Mails rechtskonform 10 Jahre aufbewahren

  • Hallo

    Ich nutze The Bat 7.1.18 (64 bit) unter Windows 10 Pro.
    Ich nutze meinen E-Mail Account hauptsächlich gewerblich.
    Und als Gewerbetreibender muss ich meine geschäftlichen Mails ja 10 Jahre lang aufheben.

    Bisher habe ich das immer so gemacht, dass mein The Bat Papierkorb so eingestellt war, dass er Mails erst nach 3650 Tagen löscht.
    Ich bin aber nicht sicher, ob das wirklich so praktikabel ist.
    In den letzten 8 Monaten haben sich dort ca. 6.500 Mails im Papierkorb angesammelt.
    Das wären dann hochgerechnet in 10 Jahren ca. 90.000 Mail.
    Und da frage ich mich natürlich, ob das The Bat noch gut verkraften kann.
    Also ob es dann nicht sehr träge usw. wird oder evtl. andere Probleme auftauchen.

    Nun sind mir noch 2 andere Ideen gekommen, wie ich vielleicht meine Mails rechtskonform 10 Jahre lang aufheben könnte.

    Mein Konto von POP3 auf IMAP umstellen.
    Dann verbleiben die Mails ja alle auf dem Server.
    Und da ich mein Konto bei 1&1 habe, ist die Wahrscheinlichkeit eines Verlustes ja eher gering, denke ich.
    Wäre das sinnvoll? Was denkt Ihr?

    Die andere Idee ist, per The Bat Filter alle eingehenden und ausgehenden Mails als *.msg in einem Ordner auf meiner Festplatte zu speichern.
    Werden dabei dann eigentlich auch Dateianhänge mit in der *.msg-Datei gespeichert?
    Ist das denn eine sinnvolle Lösung für mein Anliegen?


    Über Ratschläge, Ideen und Hilfe würde ich mich wirklich sehr freuen.


    Gruß
    Ingo

  • Rechtssicher bedeutet meiens Wissens aber, dass die Mails nach dem Speichern nicht mehr verändert werden können und dauerhaft gespeichert werden.
    Du brauchst da ein ReadOnly-Medium.
    Ein normaler Mailserver bei einem Mailanbieter scheidet aus.

    Lies mal http://www.mailstore.com/de/whitepaper/…deutschland.pdf


    The Bat! Pro 11.x BETA (32bit) | Win 11 Pro x64 | GnuPG 2.4.x | XMP + Regula

    Wer mich Er oder der Drache nennt, bekommt von der Drachin Pratze und Feuer zu spüren.

  • Ich habe mir das von mailstore gerade mal durchgelesen.
    Demnach müsste mein The Bat Papierkorb ja im Grunde den Zweck erfüllen.

  • Ich habe MailStore jetzt gekauft. Über 300 Euro sind zwar eine Menge Holz, aber da ich auch auf der Suche nach einer rechtskonformen Aufbewahrung meiner Geschäfts-Emails war, habe ich in den sauren Apfelk gebissen. Man kann in dem Programm als Admin z.B. einstellen, dass die Daten nicht mehr verändert werden dürfen.

    Ich finde das Programm sehr gut und es läuft problemlos.

    Schöne Grüße
    IABC
    --
    Windows 10 Pro x64 | TheBat! 9.x jeweils x64

  • wirdThe Bat! offizell nerstützt? Oder wie wurde das geregelt? The Bat! im Firmenumfeld hätte eine Backupfunktion mit zu liefern.

    --
    Gruß
    Manfred
    TheBat! 7.X.X letzte Release auf Windows 10 Pro 64Bit

  • MailStore greift direkt auf die IMAP/POP-Konten zu, man braucht dafür keine Unterstützung eines externen Mailpgroramms. Es werden aber einige Mailprogramme, Server usw. direkt unterstützt (s. Screenshots). Z.B. kann man ganz leicht seine Outlook-Datenbanken direkt einlesen, auch Exchange wird direkt unterstützt.

    MailPro ist extrem flexibel, zur internen Sicherung wird eine Firebird-Datenbank installiert.
    Man kann das Programm auch gratis testen, allerdings eingeschränkt.

    URL: http://www.mailstore.com/en/mailstore-s…l-download.aspx

    Schöne Grüße
    IABC
    --
    Windows 10 Pro x64 | TheBat! 9.x jeweils x64

    2 Mal editiert, zuletzt von IABC (19. März 2016 um 15:31)

  • MailStore greift direkt auf die IMAP/POP-Konten zu, man braucht dafür keine Unterstützung eines externen Mailpgroramms

    Bei einem POP-Konto sind aber die empfangenen Nachrichten bereits im MUA drin, so dass MailStore Zugriff darauf haben müsste, um sie sichern zu können. Mit dem Format TBB wird aber das Programm wohl wenig anfangen können, mit EBB sogar gar nichts. Ohne ein TB!-Profil wird's also nicht so einfach gehen. Die einzige Möglichkeit wäre also wohl, alle Nachrichten als MBOX in irgendein Verzeichnis zu exportieren und anschließend in MailStore zu importieren/archivieren. Mit MSG/EML müsste es auch gehen, aber da hätte man u.U. sehr viele Einzeldateien.

    Hat übrigens jemand schon die kostenlose MailStore Home ausprobiert? Ich habe leider nirgends eine Vergleichstabelle o.ä. gefunden. Ist die kostenlose Version irgendwie beschränkt, also z.B. auf ein einziges Mailkonto o.ä.?

  • Bei einem POP-Konto sind aber die empfangenen Nachrichten bereits im MUA drin, so dass MailStore Zugriff darauf haben müsste, um sie sichern zu können. Mit dem Format TBB wird aber das Programm wohl wenig anfangen können, mit EBB sogar gar nichts. Ohne ein TB!-Profil wird's also nicht so einfach gehen. Die einzige Möglichkeit wäre also wohl, alle Nachrichten als MBOX in irgendein Verzeichnis zu exportieren und anschließend in MailStore zu importieren/archivieren. Mit MSG/EML müsste es auch gehen, aber da hätte man u.U. sehr viele Einzeldateien.

    Hat übrigens jemand schon die kostenlose MailStore Home ausprobiert? Ich habe leider nirgends eine Vergleichstabelle o.ä. gefunden. Ist die kostenlose Version irgendwie beschränkt, also z.B. auf ein einziges Mailkonto o.ä.?

    Da hast Du natürlich recht - mit POP geht das so leicht nicht - nur, wenn die Emails auch auf dem Server liegen. Ansonsten ist es so, wie Du schreibst: Als EML oder MSG exportieren und dann in Mailstore importieren.

    Die kostenlose Ausgabe von Mailstore kann glaube ich 3 Mailkonten sichern.

    Schöne Grüße
    IABC
    --
    Windows 10 Pro x64 | TheBat! 9.x jeweils x64

  • Ich habe da nochmal eine grundsätzliche Frage.
    Und zwar geht es da um POP3.

    Bei mir ist es aktuell so eingestellt, dass The Bat sich die Mails beim Provider abholt und diese dann auf dem Server des Providers direkt gelöscht werden.
    Das ist doch quasi die "normale" Vorgehensweise bei POP3, oder?

    Gibt es auch eine Möglichkeit, die Mails mit The Bat dort abzuholen, ohne sie auf dem Server zu löschen?
    Dann könnten die Mails quasi wie so eine Art Sicherheits-Backup auf dem Server des Providers verbleiben.
    Dabei müsste dann natürlich irgendwie geregelt werden, dass man sich die Mails beim Abruf nicht immer und immer wieder neu abholt.

  • Ja, man kann in den Kontoeigenschaften - Erweitert - Nachrichtenverwaltung einstellen, ob die Emails nach Abruf vom Server gelöscht werden. Außerdem kann man einstellen, wie lange die Mails auf dem Server bleiben sollen.

    Wie das geregelt ist, dass schon empfangene Mails nicht noch einmal geladen werden, weiß ich jetzt nicht...

    Schöne Grüße
    IABC
    --
    Windows 10 Pro x64 | TheBat! 9.x jeweils x64

  • Ja die Einstellung hatte ich auch gerade entdeckt.
    Dennoch danke für den Tipp.

    Habe das nun mal getestet mit einer an mich selbst gesendeten Mail.
    Diese wird von The Bat abgeholt.
    Diese verbleibt tatsächlich auf dem Server.
    Beim erneuten Abruf wird diese nicht nochmal abgeholt.

    Scheint also alles zu klappen wie gewünscht.
    Wird die abgeholte Mail auf dem Server irgendwie als "schon abgeholt" markiert?
    Oder wie funktioniert das?

  • Ach verdammich, da habe ich ja jetzt eine Sache garnicht bedacht.
    Mit den empfangenen Mails ließe sich das so ja gut machen.

    Aber mit den Mails, die ich mit The Bat versende natürlich nicht.
    Diese landen verbleiben dann ja nicht nachvollziehbar auf dem Server des Providers.

    Hmmmm.
    Dann muss ich wohl doch mal über IMAP nachdenken, wie mir scheint.
    Oder?

  • Wird die abgeholte Mail auf dem Server irgendwie als "schon abgeholt" markiert?
    Oder wie funktioniert das?

    Entweder wird die MID von empfangenen Nachrichten irgendwo in TB! gespeichert oder es funktioniert anhand des "gelesen/ungelesen" Status. Eine abgeholte Nachricht erhält ja automatisch den "gelesen" Status im Posteingang des Servers. Abgeholt werden nur fett markierte Nachrichten.

  • Ja, das würde ich auch raten. Ich habe schon lange komplett auf IMAP umgestellt und finde, dass die Vorteile überwiegen.
    Ich lade immer die ganzen Emails herunter, sodass ich, sollte der Server mal ausfallen, alle Emails auch noch lokal habe. Zusätzlich kann ich die gesicherten Emails in Mailstore komfortabel und sehr schnell durchsuchen.

    Schöne Grüße
    IABC
    --
    Windows 10 Pro x64 | TheBat! 9.x jeweils x64

  • OK, irendwie habe ich da noch ein kleines Brettchen im Kopf bezüglich IMAP.

    Ich möchte gerne:
    * meine Mails weiterhin mit The Bat herunterladen und auf meinem PC bearbeiten usw.
    * auch möchte ich Antworten in the Bat loak auf meinem PC schreiben und dann eben mit The Bat versenden.

    Wenn ich nun auf IMAP umstelle, ist das beides noch möglich?
    Mach das denn überhaupt Sinn, was ich da rede? :)

    Bisher habe das mit IMAP immer so verstanden:
    Die Mails werden quasi auf dem Server verwaltet.
    Alles was ich dann hier in The Bat mache finde quasi gespiegelt auch auf dem Server so statt.
    Also wenn ich hier einen Ordner anlege, wird der auch auf dem Server angelegt.
    Wnn ich hier eine Mail lösche (in den Papierkob), wird diese auch auf dem Server in den Papierkorb geworfen.
    Ist das so richtig?

  • Ist das so richtig?

    Es ist Vieles möglich und es hängt von den gewählten Einstellungen ab, ob man also z.B. wie bei POP3 ganze Nachrichten herunterlädt oder nur Nachrichtenkopfzeilen, ob man z.B. den TB!-Versandt-Ordner mit dem Server-Versandt-Ordner verknüpft hat, ob man einen Ordner nur lokal erstellt oder auch auf dem Server, ob man alle Ordner abonniert oder nicht usw. Schaue dir die offizielle Anleitung in der Online-Hilfe unter "IMAP-Konto" an. Dann wirst du etwas schlauer sein. Ein Blick in die Wiki könnte auch nicht schaden.

  • Das mit IMAP liest sich ja doch recht kompliziert finde ich.
    Aber wahrscheinlich ist es dann garnicht soooo schwierig, wenns erstmal läuft und eingerichtet ist :)

    Im Grunde würde ich ja letztendlich doch lieber an meinem bisherigen Vorgehen festhalten.
    Also E-Mail Abruf und Versand mit The Bat per POP3 und SMTP.
    Und alles was gelöscht wird, kommt einfach in den Papierkorb von The Bat.

    In den früheren älteren Versinen von The Bat und unter Windows 7 hat das ja durchaus zu Problemen (Performance) und so führen können, wenn die Mail Anzahl im Papierkorb sehr groß geworden ist.
    Ich hatte da mal 50.000 Mails drin und da war damals dann alles schon echt träge.

    Wie seht Ihr das denn heutzutage mit der aktuellen Version von The Bat unter Windows 10 Pro auf einer SSD?
    Kann so ein System auch einen Mail-Papierkorb mit z.B. 100.000 Mails gut verkraften?

  • Hallo,

    was ich bei dem riesigen Papierkorb als Problem sehe, dass man dort garantiert nichts findet, falls man da mal was sucht.

    Meine Idee dazu:

    1. Beim Provider eine 2. E-Mail-Adresse einrichten. Die 1. E-Mail-Adresse mit einer Weiterleitungskopie an die 2. E-Mail-Adresse versehen.
    2. In TheBat beide Konten separat anlegen, 1. Adresse als POP3, wie gehabt. Alle Nachrichten, sowohl empfangene als auch versandte werden natürlich auf dem Arbeitsrechner lokal gespeichert.
    3. Im 2. Konto von TB die 2. Adresse als IMAP anlegen.
    4. Im 1. Konto (POP) für die versendeten Nachrichten (am besten in der Vorlage) so einrichten, jeweils eine BCC an die eigene 2. E-Mail-Adresse gesendet wird.
    5. Im 2. Konto (IMAP) gelegentlich in Ordner sortieren, entweder durch Filter oder gelegentlich "groß reinemachen". Da kann dann auch alles, was älter als 10 Jahre ist, gelöscht werden.

    Wenn ich jetzt nicht falsch gedacht habe, hast Du als Ergebnis in The Bat 2 Konten, 1. Konto POP mit allen E-Mails lokal, 2. Konto als IMAP mit allen E-Mails auf dem Server.

    Falls die Performance mit der Zeit zu wünschen übrig lässt, könnte man überlegen, TB auf zwei Rechnern zu installieren, auf einem Arbeitsrechner nur POP3, auf dem anderen nur IMAP. Dann könnte man in dem POP3-Konto auch gelegentlich den Papierkorb leeren, ohne irgendetwas zu verlieren.

    Gruß
    Lisa

    Einmal editiert, zuletzt von Lisa (20. März 2016 um 11:12)