Automatisches BCC zur Einhaltung der GoBD

  • Hallo,

    leider unterstützt mein Mailserver nur bei eingehenden eMail eine automatische Weiterleitung an ein Mailarchiv. Gem. GoBD müssen auch die ausgehenden eMails im Archiv gespeichert werden.

    Da der Mailserver das nicht unterstützt, dachte ich, ich könnte vielleicht eine Regel einrichten, die das bei jeder versendeten Mail macht. Eigentlich müsste jede Mail automatisch per BCC ans Archiv geschickt werden. Da habe ich nichts gefunden.

    Bei den Filtern kann ich für ausgehende Mails nur die Nachricht umleiten oder weiterleiten. Dann steht im Archiv als Empfänger die Mailadresse des Archivs und nicht die des wirklichen Empfängers. Hat da jemand schon eine Lösung für so etwas?

    Vielen Dank

    Ralph

  • Du kannst in den Schnellvorlagen, die du für ausgehende Mails verwendest (Neue Nachrichten, Antworten, ...) ein Makro setzen: %BCC="archiv@server.de"

    Damit wird beim Erstellen der Nachricht automatisch die Adresse des Mailarchivs eingetragen und wird beim Absenden der Nachricht daher auch dorthin verschickt.

  • mse Das ist dann aber keine echte 1:1 Kopie weil die Mailheader nicht dieselben sind!

    Ich bezweifele das die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Dokumente im Geschäftsverkehr so erfüllt sind.


    The Bat! Pro 11.x BETA (32bit) | Win 11 Pro x64 | GnuPG 2.4.x | XMP + Regula

    Wer mich Er oder der Drache nennt, bekommt von der Drachin Pratze und Feuer zu spüren.

  • rlieske Ich nutze deswegen immer POP3 im Geschäft, weil da alle Mails lokal in einem Mail-Ordner Archiv kopiert werden und auch per NAS regelmäßig gesichert werden.


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  • Du kannst in den Schnellvorlagen, die du für ausgehende Mails verwendest (Neue Nachrichten, Antworten, ...) ein Makro setzen: %BCC="archiv@server.de"

    Damit wird beim Erstellen der Nachricht automatisch die Adresse des Mailarchivs eingetragen und wird beim Absenden der Nachricht daher auch dorthin verschickt.

    Klasse, vielen Dank. Man lernt auch nach Jahren nicht aus. Im Prinzip funktioniert das nun wie gewünscht und die Mails werden per BCC ans Archiv geschickt. Aber leider löst das mein Problem doch nicht. Das Archiv zeigt trotzdem als Empfängernamen die Archivadresse an und nicht die des Hauptempfängers.

    Somit bin ich doch nicht weitergekommen.

    Für eine andere Domain habe ich einen Linux-Server mit postfix. Dort lässt sich alles problemlos einstellen. Aber eine Domain habe ich bei all-inkl und die unterstützen das für ausgehende Nachrichten nicht. So wie es aussieht, muss ich mir wohl einen neuen Provider suchen, der das unterstützt.

    Vielen Dank für die Hilfe.

    Ralph

  • rlieske Ich nutze deswegen immer POP3 im Geschäft, weil da alle Mails lokal in einem Mail-Ordner Archiv kopiert werden und auch per NAS regelmäßig gesichert werden.

    Hallo, ich habe das nicht ganz verstanden. Ich nutze auch POP3 zum abrufen und der Server verschickt auch die eingehenden Mails per Weiterleitung automatisch ans Archiv. Aber das hilft mir doch bei ausgehenden Mails per SMTP nicht? Oder verstehe ich das nun nicht richtig, wie das gemeint ist?

  • rlieske

    der Server verschickt auch die eingehenden Mails per Weiterleitung automatisch ans Archiv

    Dann verändert der Server aber die Mailheader bei weiter leiten und du hast keine echte Kopie des Mails mehr. Ob das nun rechtssicher ist, wohl ich eher nicht.

    - - -

    Ich habe mich vielleicht falsch ausgerückt; bei POP3 werden Mails die Mails lokal gespeichert und du kannst die mit einem The Bat!-Filter für "Eingehende Nachrichten" in einen lokalen Ordner z.B. GoBD-Archiv kopieren.

    Ebenso ein The Bat!-Filter für "Ausgehende Nachrichten", der die versandten Nachrichten in deinen Ordner GoBD-Archiv kopiert.

    Weißt du wie die Erstellung von The Bat!-Filtern geht?


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  • In jedem Fall so vorgehen, um einen einfachen Filter für ein Konto zu verwenden:

    Beispiel-Filter für Empfangene hier aus Forum Quellcode-Box kopieren

    Fenster des Filtermanager (Ctrl+Shift+S) aufrufen

    Einfügen

    In Aktion unten unbedingt Konto+Zielordner anpassen, da meines nur ein Beispiel ist

    Beispiel-Filter für Empfangene hier aus Forum Quellcode-Box kopieren

    Zu The Bat!s Filtermanager-Fenster

    Einfügen

    In Aktion unten unbedingt Konto+Zielordner anpassen, da meines nur ein Beispiel ist

    Frage bitte, wenn du was nicht verstehst.


    Filter: Alle Empfangene Nachrichten ins GoBD-Archiv

    Code
    $$$$ TB! Message Filter $$$$
    beginFilter
    UID: [314C474A.01D9B638.1A337C91.03CCB6DA]
    Name: Empfangene\20ins\20\20GoBD-Archiv
    Filter: {\0D\0A\20`21\0D\0A}
    CopyMessage MarkRead AutoFolder folder GoBD-Archiv
    IsActive
    Ignore
    endFilter

    Filter: Alle Gesendete ins GoBD-Archiv

    Code
    $$$$ TB! Message Filter $$$$
    beginFilter
    UID: [A358AFD0.01D9B637.4163F18C.43E86BC0]
    Name: Gesendete\20ins\20GoBD-Archiv
    Filter: {\0D\0A\20`21\0D\0A}
    CopyMessage MarkRead AutoFolder folder GoBD-Archiv
    IsActive
    Ignore
    endFilter


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    Wer mich Er oder der Drache nennt, bekommt von der Drachin Pratze und Feuer zu spüren.

  • Wenn man bei der Weiterleitung die Option Nachricht als Anhang (MIME-Kodierung) weiterleiten aktiviert, müsste die Originalnachricht als .eml Anhang in einem unveränderten Zustand inkl. Header ankommen. Das müsste für eine korrekte Archivierung ausreichend sein.

  • Das müsste für eine korrekte Archivierung ausreichend sein.

    Wie rechtskonform die Weiterleitung ans Anhang ist, muss rlieske wohl klären, ich weiß nicht welche Gesetze und Normen da bei dessen Geschäft greifen.


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  • sanyok 14. Juli 2023 um 16:39

    Hat den Titel des Themas von „Automatisches BCC zur EInhaltung der GoBD“ zu „Automatisches BCC zur Einhaltung der GoBD“ geändert.
  • Wie rechtskonform die Weiterleitung ans Anhang ist, muss rlieske wohl klären, ich weiß nicht welche Gesetze und Normen da bei dessen Geschäft greifen.

    Nun, meine Antwort war ja auch nicht an dich gerichtet. ;)

    GoBD sind lediglich die Grundsätze des BMF, also eine Art Hilfsstütze einer Behörde. Die eigentlichen gesetzlichen Regelungen sind vielmehr in AO und HGB enthalten. Weil sie aber nicht explizit die Archivierung von E-Mails beschreiben, hat man halt diese Grundsätze als Zusatz entwickelt.

    Danach muss jedenfalls eine sog. revisionssichere Archivierung gewährleistet sein. In Bezug auf die E-Mails bedeutet das vor allem, dass diese unverändert archiviert sowie bei Bedarf in dem Zustand angezeigt und gedruckt werden müssen, in dem sie verfasst wurden.

    Da eine bloße Weiterleitung in The Bat! die Originalnachricht verändert, selbst wenn man BCC nutzt, wird man dadurch nie revisionssicher archivieren können. Archiviert man z.B. sofort auf der eigenen Festplatte, kann man die E-Mail als .eml bzw. .msg Datei speichern, wodurch die Unveränderbarkeit erreicht wird. Muss man hingegen die E-Mail an einen Server schicken, der die Archivierung übernimmt, kann man die unveränderte Originalität der Nachricht durch die o.g. Option gewährleisten. Bei Bedarf kann man also diesen Anhang jederzeit öffnen und erhält so die ursprüngliche E-Mail in ihrer unveränderten und damit revisionssicheren Form.

  • leider unterstützt mein Mailserver nur bei eingehenden eMail eine automatische Weiterleitung an ein Mailarchiv. Gem. GoBD müssen auch die ausgehenden eMails im Archiv gespeichert werden.

    Ruf doch mal bei Deinem Finanzamt an, wie dies den gern hätten (flappsig formuliert)!

    Das Finanzamt ist zwar nicht verpflichtet, dir deine Steuererklärung zu machen, aber es ist eine Behörde und damit in der Pflicht, dir exakt die korrekte, d.h. gesetzmäßige, Vorgehensweise zu bestätigen/erklären, wenn Du denen sagst, was du vor hast. Tun die das nicht oder falsch, ist das eine Dienstpflichtverletzung im Amt. Aber wie gesagt, DU musst sie fragen.

    Ansonten würde ich sehr wohl die Vorgaben der GoBD - Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wörtlich nehmen. Auch erhellend sind die GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme!

    Meine eigenen unmaßgeblichen Erfahrungen:

    Hier im FA Bielefeld gab es übrigens überhaupt keine Probleme. Da die Besatzung dort noch recht jung ist, waren die auch sehr redselig und kommunikativ. Meine letzte Steuerprüfung 2016 lief dann auch eher en passant: der FA-Mitarbeiter (Steueroberinspektor) hat sich z.B. auch darüber gefreut, dass ich das alles in Tabellenform (LibreOffice Calc) und elektronisch hatte und per E-Mail (das ist nicht selbstverständlich: "Wir geben unsere Mail-Adressen nicht gern heraus!") zusenden konnte.

    Im abschließenden Prüfbericht wurde das sogar hervorgehoben und als positiv bewertet!

    Jörg Schiermeier
    Informatiker, Bielefeld

    The Bat! professional v9.x (32bit NAU) mit XMP-, Regula- und Shell-Plugin • wine v9.x • devuan linux (excalibur/ceres)

    3 Mal editiert, zuletzt von sotel (14. Juli 2023 um 18:35)

  • Ich möchte auch alle gesendete E-Mails eine Kopie machen auf diese E-Mail-Adresse:
    send@xxxxxxxx.ch

    %BCC="send@xxxxxxxx.ch"

    Funktioniert nicht.

    Wenn ich einen Filter hinzufüge, macht The Bat! beim Versenden eine Endlosschleife.

    - Filtermanager
    - Ausgehende Nachrichten
    - Neuer Filter
    Bei Filterbedingungen:
    - Absender "ist" merlin@xxxxxxxx.ch
    Bei Filteraktionen:
    - Nachricht weiterleiten
    Nachricht weiterleiten an: send@xxxxxxxx.ch
    ; Nachrichtentext leeren;

  • Was genau funktioniert denn nicht? Dieses Makro setzt die eingetragene Adresse in das BCC-Feld und der Empfänger erhält eine Kopie. Das Makro kann man auch in eine Schnellvorlage einfügen und dadurch nur bei Bedarf aufrufen.

    Wenn ich es so mache, wie auf dem Screenshot oben, gibt es eine Endlosschlaufe beim Versenden.
    The Bat! versendet die E-Mail unendlich, bis man es abbricht manuell.

    Mit %BCC="send@xxxxxxxx.ch"

    Kommt die E-Mail nie an.
    Bei "Quelltext anzeigen" kommt das Wort "send" nicht vor bei der versendete E-Mail.
    Laut Statistik wird der Filter ausgelöst.

    Ich habe auch schon die Datei "Account.srb" wo die Filter gespeichert sind, vom Konto Ordner in den Hauptordner "Mail" kopiert.
    Denn diese Datei habe ich eben 2-mal.
    1x im Konto Ordner und 1x im Hauptordner "Mail".

    Filtermanager:

  • Nicht Schnellvorlagen!
    Kontenvorlage!
    Konto → Eigenschaften (Strg+Shift+P) → Vorlagen → Neue Nachricht


    The Bat! Pro 11.x BETA (32bit) | Win 11 Pro x64 | GnuPG 2.4.x | XMP + Regula

    Wer mich Er oder der Drache nennt, bekommt von der Drachin Pratze und Feuer zu spüren.

    2 Mal editiert, zuletzt von GwenDragon (24. Februar 2024 um 12:47)

  • Wie ich geschrieben habe, geht's natürlich auch über die Schnellvorlage (auch kurz QT = Quick Template genannt). Das ist nützlich, wenn man es nur ab und zu braucht, also nicht bei allen Nachrichten. Der Unterschied ist, dass die QT nicht automatisch, sondern manuell ausgeführt werden muss.

    Daher musst du im Editor beim Verfassen einer Nachricht den QT-Namen schreiben, hier also BCC und sofort Strg+Leertaste betätigen. Dadurch werden QTs ausgeführt. Hast du diese Tastenkombination betätigt, ohne dass du vorher den QT-Namen geschrieben hast, erscheint ein QT-Auswahlmenü, in dem du die passende QT wählen kannst. Es geht also auch so.

    Schaue dir bitte die Online-Hilfe zu Schnellvorlagen an. Dort wird alles detailliert erklärt.